площадки для организации работы небольшой компании: где будем работать?Наверняка у каждой небольшой компании хоть раз на повестку дня выносился вопрос, связанный с выбором площадки для организации рабочего процесса. Как же его решить? Ведь у компании на этапе «стартапа» не всегда есть средства, чтобы снять просторный офис площадью в 50 или 100 квадратных метров. Да и бизнес-центры не всегда готовы предложить помещения с меньшим квадратным метражом. Что делать и как подобрать идеальный вариант для своей мини, но команды? В поисках ответов на эти вопросы интернет-журнал «Деньги и Карьера» нашёл 3 модели организации работы и обсудил их вместе с экспертами.

Путь любой компании начинается с самоопределения. В рамках этого самоопределения нужно ответить, как минимум, на два главных вопроса: чем она будет заниматься и на какой площадке это всё будет происходить. И если при ответе первый вопрос команда единомышленников выбирает вариант исходя из своих идей, убеждений, проектов, то при ответе на второй необходимо ориентироваться уже на финансовые возможности. А они у всех разные: кто-то готов оплатить аренду помещения на год вперёд, а у кого-то и на полгода не наберётся. Что делать и как подобрать подходящую площадку для работы? Поиском ответов на эти вопросы решил заняться интернет-журнал «Деньги и Карьера».

Итак, прежде, чем покинуть отправную точку, необходимо определиться с направлениями движения. А их в нашем случае три, как у витязя на распутье, но нам не придётся стоять и долго раздумывать у камня-валуна, по какому же пути стоит пойти, так как изучим все три. «Что же это за три пути такие?», — спросите вы. Всё очень просто — это три формы организации своего рабочего пространства, применяемые в современной практике. Это — офис, коворкинг и фриланс.

Тенденции рынка: а лидер — кто?

Офис — самый распространённый вариант и за время своего существования стал классикой жанра. Фриланс будет близок тем, кто любит формат работы «свободного художника». Коворкинг — это что-то среднее между двумя другими вариантами и в практике появился относительно недавно. Это всё — если вкратце и поверхностно. Что касается тенденций рынка, то в этом лучше разбираются эксперты.

«В начале XXI века в России в моду стали входить «белые воротнички». Для них карьера — это фетиш. Офис воспринимается как место, где сбываются все наши мечты, где можно реализовать себя и многого добиться. Карьера — это лестница в небо. Полное погружение в работу и отказ от личной жизни стали причиной массовой усталости. И начиная с 2010-х годов, люди стали отходить от привычной модели организации — работы в офисе, появилась мода на креативность, которая диктует свои порядки. Теперь работать в офисе — это не модно! Замечу, что первые коворкинги в России стали появляться в 1999 — 2000 годах, например, «Миллениум Хаус» на Трубной улице. В этих офисах предлагались в аренду полностью оборудованные рабочие места, необходимая офисная техника и средства коммуникаций. Рассчитан данный формат был на представительства западных компаний, которые только начинают свою деятельность. Но такие офисные пространства очень быстро обзавелись долгосрочными арендаторами. И идея аренды отдельных рабочих мест была забыта до недавнего времени», — рассказывает генеральный директор компании «Tom Hunt» Владимир Якуба.

По его словам, хоть работа в офисе и является всё ещё самым распространённым способом организации рабочего процесса, однако многие компании всё чаще практикуют привлечение фрилансеров. Вместе с тем не существует фирм, которые работают только с фрилансерами, есть и штатные сотрудники, которые работают в офисе. «Среди российских фрилансеров проводилось исследование, в ходе которого выяснилось, что большая их часть сконцентрирована в Москве (30%) и в Санкт-Петербурге (11%). Большинство «свободных работников» — мужчины. Согласно статистическим данным, на начало 2011 года в России работало 20000 фрилансеров, сейчас их гораздо больше. В том же 2011 году портал Freelancer.com разработал список аутсорс-профессий, которые являются наиболее востребованными. Особенно популярен фриланс среди дизайнеров, копирайтеров, программистов, переводчиков, оптимизаторов. Здесь имеет смысл говорить и о предпочтениях каждого человека. Кто-то ценит стабильность и уверенность в завтрашнем дне. Этот человек устраивается в крупную компанию, работает в офисе и получает ежемесячный оклад. А кто-то живёт сегодняшним днём и не считает нужным каждый день сидеть на работе. Ему гораздо интереснее выполнять разовые проекты», — рассуждает Владимир Якуба.

Другой наш эксперт также отмечает популярность именно фриланс-работников. «По последним тенденциям на рынке, сейчас более востребованы сотрудники-фрилансеры. Если раньше такая схема не представлялась возможной в виду больших затрат на мобильную связь и интернет, то сейчас намного дешевле обходится работник на удалённом доступе, чем работник, который целый день сидит в офисе. Что касается коворкинга, то данный вид организации работы в России появился относительно недавно. Коворкинги популярны у стартаперов и тех молодых предпринимателей, которым необходимо искать новые знакомства в различных сферах бизнеса. Иногда именно в таких центрах появляются новые бизнес-идеи и организовываются новые компании», — сообщает специалист по поиску и подбору персонала кадрового холдинга «Империя Кадров» Анна Киселева.

Тенденции тенденциями, но они всего лишь ориентируют нас в потоке всевозможных веяний рынка. В то же время это подсказка, которой можно воспользоваться и применить её на практике в конкретном случае. Именно от выбора компании будет зависеть площадка, на которой она будет создавать своё рабочее пространство. По мнению экспертов, во главу угла при этом становится специфика деятельности самой компании. «Организация рабочего процесса должна напрямую зависеть от специфики работы организации. Если речь идёт о небольшом филиале банка, то, конечно, нужен офис и строго нормированный день. Но то, что хорошо банковскому работнику, не подходит для дизайнеров, художников и всех остальных представителей креативного класса. Работа в офисе — это классический и, на данный момент, всё ещё самый распространённый метод организации рабочего процесса. О нём говорить нет надобности. Фриланс подразумевает привлечение людей для выполнения проектов, без оформления в штат. Для компаний фрилансер экономически выгоднее рядового сотрудника, так как ему не нужно платить ежемесячный оклад и отчислять с него налоги. С другой стороны, многие компании с подозрением относятся к привлечению фрилансеров, поскольку боятся, что они безответственны. Промежуточное место между работой в офисе и фрилансом занимает коворкинг. Этот вариант работы хорош для тех, кто работает небольшими группами или удалённо, но имеет необходимость периодически встречаться с коллегами и обмениваться данными. Фриланс и коворкинг в теории подходят для всех профессий. Однако на практике мы видим, что приживаются эти способы организации в компаниях, где необходимо привлекать дизайнеров, художников, креативщиков, архитекторов, web-разработчиков. И это понятно! Люди таких профессий не любят работать по строгому графику и в скучном офисе», — описывает ситуацию Владимир Якуба.

«Если мы говорим о различных вариантах организации работы, то не стоит забывать о специфике работы самой компании. Например, если кадровое или рекламное агентство может работать с помощью фрилансеров, то юридическая компания с небольшим штатом уже не справится. Во многих компаниях необходимо непосредственное общение между коллегами, так как их работа взаимосвязана. В таком случае вариант фриланса или коворкинга абсолютно не подходит. Работая небольшим коллективом в офисе, компания может управлять ценностями сотрудников, создавать свою корпоративную культуру, что эффективно может повлиять на работу компании в целом», — уверена Анна Киселева.

Она предлагает разобрать «плюсы» и «минусы» всех вариантов организации работы в компании. Что ж, приступим.

Преимущества и недостатки организации работы в компании в зависимости от формата площадки по версии Анны Киселевой, специалиста по поиску и подбору персонала кадрового холдинга «Империя Кадров»:

Работа в офисе

Плюсы:

* Атмосфера в офисе всегда более рабочая нежели дома, либо в коворкинг-центрах. Ни для кого не секрет, что именно настрой прямо влияет на эффективность работы сотрудников.

* Сотрудник компании всегда может спросить совета у своего начальства либо решить проблемные ситуации на месте.

Минусы:

* При работе в офисе компании необходимо оплачивать стоимость аренды офиса, затраты на каждое рабочее место и т.д.

* Некоторым сотрудникам тяжело приходить в одно и то же время, им необходима большая свобода в виду личностных характеристик. Поэтому именно для них работа в офисе менее эффективна, чем работа дома.

Коворкинг

Плюсы:

* Прежде всего, работа в коворкинге даёт общение с людьми из различных сфер деятельности, именно в них можно завести новые контакты, которые помогут в дальнейшем при развитии бизнеса.

* Многие коворкинг-пространства организуют различные семинары, которые тоже могут помочь в плане профессионального развития.

* В коворкинг-пространствах предусмотрено всё для комфортной работы: настрой на рабочий лад, отсутствие контроля сверху и сплочённое по интересам сообщество.

* Помимо новых контактов в коворкинг-центрах можно найти команду под определённый проект либо получить помощь в разрешении каких-то вопросов бизнеса.

Минусы:

* В коворкинге сложнее сосредоточиться, чем в отдельном офисе.

* В общественных местах нельзя оставлять свои вещи без присмотра, поэтому сотрудники могут чувствовать себя небезопасно.

* Также, помимо безопасности, люди, с которыми сотрудники могут находиться поблизости, могут не сойтись в характерах, попасть в конфликтную ситуацию, что также повлияет на эффективность работы.

Фриланс

Плюсы:

* Работодателю проще может платить только за выполненную работу, а не за отработанные часы.

* С помощью фрилансеров компания может привлечь себе более высококвалифицированных специалистов из других городов.

Минусы:

* Тяжело контролировать процесс работы сотрудников, которые работают на фрилансе.

* Отсутствие возможности привлечь недобросовестного исполнителя к какой-либо ответственности, кроме как просто не заплатить ему.

* Существует определённый риск не получить требуемый результат в обговорённый срок.

 

В поисках рабочего пространства: где работать будем?

Теперь стоит разобраться с каждым рабочим пространством по отдельности. Начнём с классики — с офиса. От этого слова в воображении рисуется образ просторного помещения с оборудованными рабочими местами и сопутствующей оргтехникой. Это идеальный вариант. Но ведь могут быть и другие. К примеру, когда дружный коллектив сплачивается не только с помощью решения общих задач, но и за счёт того, что приходиться ютиться в небольшом и душном кабинете. Или, например, когда компания арендует огромный офис, а с течением времени приглашает на свою «территорию» гостей и работает с ними вместе по соседству, так как своевременно не рассчитала бюджет и возможные издержки. Избежать подобные казусы поможет грамотный подход к выбору своего рабочего пространства и советы наших специалистов.

Советы экспертов

На какие моменты нужно обращать внимание при выборе помещения для аренды? Что необходимо учитывать при самой аренде офиса (в том числе и с юридической точки зрения)?

Анна Левитова, управляющий партнёр компании «Evans»:
«Прежде всего — это месторасположение арендуемого объекта. Для некоторых компаний принципиален вопрос расположения офиса в определённом районе Москвы, где поблизости может располагаться, например, склад, база, какой-либо сервис или автопарк. Арендовать помещение в центре города предпочитают те компании, которые заботятся о престиже, а также рассчитывают на поток клиентов, которым было бы легче добраться и найти офис. Расположение офиса может также быть конкурентным преимуществом при привлечении персонала: некоторые потенциальные сотрудники, имея выбор между двумя похожими предложениями о работе, могут принимать решение в зависимости от месторасположения офиса и того, насколько офис привлекательно выглядит.
Важными соображениями является наличие парковки, организация охраны и доступа в здание (в некоторые бизнес-центры можно попасть только в будние дни или только в определённые часы, для небольших компаний это может представлять существенные неудобства), компания, которая предоставляет услуги интернета и телефонии.
Перед подписанием договора аренды необходимо удостовериться в том, что арендодатель является собственником данной недвижимости, проверить полномочия лица, действующего от имени арендодателя, на заключение сделки. Возможности досрочного расторжения, возможность сдать в субаренду лишние метры и многие другие пункты очень важны. Размер дополнительных платежей и формула их вычисления должны быть обязательно указаны.
В настоящее время более распространёнными являются договоры аренды на 11 месяцев, так как соглашения на срок менее 1-го года не требуют государственной регистрации. Краткосрочные договоры имеют свои недостатки: такие договоры могут быть расторгнуты арендодателем с небольшим уведомлением, арендодатель также может остаться без арендатора. Многие собственники сегодня предпочитают зарегистрировать договор, чтобы иметь более существенные взаимные обязательства».

Дмитрий Голев, руководитель департамента развития компании «Welhome»:
«Выбор помещения в аренду предприятиями малого бизнеса всегда должен осуществляться исходя из существующего направления бизнеса, при этом необходимо отчётливо понимать бюджет, который может позволить себе компания на начальном этапе своего развития. Например, аренда офиса в престижном центральном районе города для начинающей компании может быть нецелесообразна и финансово затруднительна. Именно поэтому такие компании склонны рассматривать более отдалённые от центра города районы, но несмотря на это удобство доступа сотрудников и потенциальных клиентов является немаловажным критерием выбора арендуемого офиса. Естественно, что с юридической точки зрения при аренде офиса наиболее важными параметрами являются срок договора, подлежит он или нет регистрации, условия выхода из договора и основные коммерческие условия».

Вера Бойкова, руководитель отдела по работе с клиентами компании Astera в альянсе с BNP Paribas Real Estate:
«Обращать внимание следует на наличие и корректность пакетов правоустанавливающих и учредительных документов. Безусловно, необходимо внимательно изучить все условия договора. Для обеспечения стабильности рекомендуется заключать долгосрочный договор аренды с регистрацией в УФРС. Кроме того, это помогает прогнозировать расходы на аренду».

Александра Смирнова, директор департамента брокериджа «NAI Becar» в Санкт-Петербурге:
«Выбор конкретного офиса для небольшой компании зависит от специфики компании и её потребностей, но в любом случае развивающейся компании следует делать акцент на более бюджетных вариантах. Сэкономить можно за счёт размещения в помещениях без окон или на менее востребованных этажах бизнес-центров».

Теперь, когда ценные рекомендации получены, можно определиться и с местом аренды. Если же быть более точными в формулировках, то стоит заглянуть на рынок аренды коммерческой недвижимости и ознакомиться с существующим порядком цен. В качестве площадок-ориентиров были выбраны рынки недвижимости Москвы и Санкт-Петербурга.

Итак, начнём с Москвы. Здесь, по мнению экспертов, при поиске подходящего помещения можно столкнуться с рядом трудностей. «Аренда небольших помещений для компаний малого бизнеса в последнее время становится всё более востребованной. При этом арендаторы сталкиваются с некоторыми проблемами при поиске подходящего офиса. Как правило, небольшие помещения крайне редко предлагаются собственниками самих помещений, арендовать помещение через агентство также бывает не всегда просто, большинство агентств предпочитает работать с более крупным метражом и не стремится к партнёрству с представителями малого бизнеса. Предложения помещений малой площади в аренду в настоящее время достаточно ограничено, в то время как спрос на такие объекты велик. В силу своей специфики для предприятий малого бизнеса являются широко востребованными офисные помещения в более умеренном ценовом диапазоне в районах, расположенных на некотором удалении от центра города, но с хорошей транспортной доступностью. К таким районам традиционно относятся зоны от Садового кольца до ТТК и на небольшом удалении от ТТК в пешей доступности от метро», — замечает руководитель департамента развития компании «Welhome» Дмитрий Голев.

Ещё один немаловажный фактор, который влияет на выбор в Москве — специфика работы компании. «Предпочтения арендаторов зависят от типа бизнеса, который они ведут, необходимости принимать клиентов в офисе и многих других факторов. Так, компании, занимающиеся логистикой, могут разместить свой офис в помещении большого склада. Компании с большим количеством сотрудников и/или посетителей зависят от близости к метро и возможности припарковать машину рядом с офисом. Такие компании предпочитают самое центральное или близкое к метро расположение и могут жертвовать размером офиса в пользу близости к метро или возможности припарковаться. Компании, которые не принимают клиентов у себя или делают это редко, могут позволить себе офисы, расположенные вдали от основных транспортных путей или метро, в том числе и за МКАД, и таким образом, сэкономить на аренде», — считает управляющий партнёр компании «Evans» Анна Левитова.

Что касается порядка цен, то уровень арендных ставок в Москве, по мнению экспертов, остаётся стабильным. «Особенно это касается объектов класса А с центральным месторасположением. Так, средняя ставка аренды на офисные площади класса А в центральном деловом районе (ЦДР) в настоящее время составляет от $770 до $1300 за 1 кв. метр в год (не включая НДС, коммунальные и операционные расходы). Ставки аренды на помещения класса В+ составляют в среднем от $650 до $755 за 1 кв. метр в год в пределах ЦДР, вне ЦДР — $360 — $550 за кв. метр в год. Помещения в классе В арендуются по ставке от $250 до $400 за 1 кв. метр в год. Стоит отметить, что возросшее предложение новых офисных помещений класса В позволило многим компаниям перебраться из небольших офисов в жилых домах или старых советских неотремонтированных административных зданий в современные офисные центры за пределами центра города», — информирует Анна Левитова.

По словам Дмитрия Голева, наиболее популярный формат арендуемого офиса для компании численностью от 10 до 50 человек являются варианты офиса класса В+ и В площадью от 50 до 150 кв. метров. При этом на стоимость аренды влияет качество предлагаемого офиса, его расположение относительно центра города и ближайших станций метро. Учитывая данные параметры наш специалист подготовил таблицу:




ПоказательАрендная ставка офисных помещений внутри Садового кольца ($ за кв.м в год)Арендная ставка офисных помещений в пределах Садового кольца — ТТК ($ за кв.м в год)Арендная ставка офисных помещений за пределами ТТК, но в черте МКАД ($ за кв.м в год)
Класс А900 — 1200570 — 800550 — 600
Класс В250 — 400250 — 400250 — 400
 Класс В+550 — 800400 — 600350 — 500

 

Теперь плавно переместимся на рынок Санкт-Петербурга. Какие сюрпризы готовит он? Здесь, по мнению экспертов, компании необходимо определиться, что она ставит во главу угла при выборе офиса: удобства и класс помещения или оптимизацию расходов. Сэкономить же на аренде удастся далеко не всем. «Небольшие развивающиеся компании должны быть ориентированы на сокращение затрат, поэтому арендовать помещение им было бы целесообразнее в объектах класса «В» или «С», расположенных в таких нецентральных районах города, как Красногвардейский и Приморский. Уровень арендных ставок в данных объектах может варьироваться от 650 до 950 рублей за кв. метр, причём разница в зависимости от района может составлять максимум 5%. При этом, замечу, что структура предложения по итогам III квартала 2013 года существенно не изменилась и доля бизнес-центров класса «А» составляет 26% в общем объёме качественного предложения. В среднесрочной перспективе можно прогнозировать постепенное увеличение доли бизнес-центров класса «А» за счёт сдачи крупных объектов, при этом новые объекты будут введены в эксплуатацию не только в центральных районах города, но и на окраинах. Таким образом, мы наблюдаем дефицит объектов класса «В» и «С» и на текущий момент предпосылок к изменению данной ситуации я не наблюдаю», — констатирует директор департамента брокериджа «NAI Becar» в Санкт-Петербурге Александра Смирнова.

«На рынке офисной недвижимости существует топ наиболее востребованных арендаторами районов северной столицы, среди которых Московский, Центральный и Петроградский. Спросом пользуются помещения в качественных бизнес-центрах. Для небольшой компании численностью порядка 50 сотрудников подойдёт помещение от 300 кв. метров, далее всё зависит от профиля и потребностей арендатора. Офисы, расположенные во встроенных помещениях, сегодня не пользуются большим спросом, так как эксплуатация такого помещения требует дополнительных ресурсов, в отличие от площадей в бизнес-центре, где эту работу берёт на себя профессиональная управляющая компания», — добавляет руководитель отдела по работе с клиентами Astera в альянсе с BNP Paribas Real Estate Вера Бойкова.

Она подготовила справочную таблицу по арендным ставкам в петербургских бизнес-центров:




ПоказательКласс АКласс В+Класс В
Средняя арендная ставка, руб./кв.м/мес., без НДС, включая эксплуатационные расходы 13631047888

 

Изучив обстановку на рынке столичной коммерческой недвижимости, уже можно сделать для себя какие-то выводы. Однако для тех, кто присматривает для своей компании подходящий офис, всё это может показаться теорией. А как же дела обстоят на практике? И тут важно знать, что выбранный формат полностью оправдывает себя. Что по этому поводу скажет наш эксперт-практик?

Владимир Елькин, генеральный директор агентства one-to-one маркетинга «Barracuda»:
«Наше агентство работает на территории арендованного офиса. Такой формат нами был выбран не случайно и связано это с несколькими причинами. Во-первых, специфика бизнеса, которая не позволяет работать абсолютно без офиса (встречи, переговоры, работа с большим количеством внештатного персонала). Банально, но это экономически выгоднее, чем просто арендовать каждый раз переговорные комнаты или проводить встречи в кафе. Во-вторых, для сотрудников с небольшим опытом это полезно, когда они плечо к плечу постоянно находятся рядом с более опытными коллегами и перенимают у них знания. В-третьих, работа с документами и бухгалтерией. Когда тебе не надо ехать через весь город, чтобы подписать приложение, а потратить на это 5 минут, находясь в офисе. А таких документов у тебя каждый день несколько...
Офис позволяет чувствовать «команду» и помогает сразу выявить проблемы, если они появляются. И психологически «офис» настраивает на работу. Дома многие не могут работать и, даже когда появляется работа в выходные, они приезжают в офис, чтобы сделать эту работу, но быстрее. Часть нашей команды работает на фрилансе, без постоянной привязки к офису. Это люди, которые могут спокойно работать в любых условиях. В основном это event-менеджеры и часть бэк-офиса. И в «высокий» сезон это позволяет не расширять офисные площади. Минус один — это наличие постоянных расходов. Рекламный бизнес — сезонный, когда заказов много «офис» становится тесным, когда заказов не так много, наоборот слишком просторным. :) Это дилемма руководителей. Самое главное офис должен быть комфортным для работы. Он должен помогать достигать лучших результатов».

 

Следующее рабочее пространство, с которым предстоит познакомиться поближе, будет коворкинг. Итак, он представляет собой площадку, которая предоставляет оборудованное рабочее место для работы как одного отдельно взятого человека, так и для небольшой компании. Арендовать такое рабочее пространство можно на любой срок: на день, неделю, месяц и дольше, без каких-либо ограничений. Стоит отметить, что чем дольше работает на площадке человек/команда, тем больше опций и «плюшек» будет добавляться к стандартному пакету. Соответственно, для небольшой компании — это возможность сэкономить средства на аренде офиса. Стоимость аренды в коворкинге будет зависеть от срока, условий и набора опций. К примеру, аренда одного рабочего места может обойтись от 6000 до 18000 рублей в месяц. В некоторых коворкинг-центрах предоставляется возможность расположиться в миникабинете. Так, аренда отдельного трёхместного пространства для компании обойдётся примерно в 40000 рублей в месяц. На сегодняшний день коворкинг-центры организованы примерно в 20-ти крупных городах России.

«Коворкинг-пространства рассчитаны на предпринимателей, которые только начинают свой бизнес-путь и которые работают первое время самостоятельно или с 2 — 3 сотрудниками, и на фрилансеров. Людей, решающих попробовать себя в роли предпринимателя, и тех, кто устал от комфортных или не очень офисных будней, немало. Почему они приходят работать в коворкинг? Потому что спустя месяц или полгода приходит понимание, что от работы дома тоже устаёшь, что необходима принадлежность к сообществу таких же как и ты, что нужно общение и мотивация. Можно даже не общаться, просто видеть, что кто-то сидит рядом в наушниках и решает свои рабочие задачи. И это мотивирует работать больше и не отчаиваться, если что-то в данный момент идёт не так. К примеру, у нас основной зал — это зал кафе, также есть небольшой зал — рабочее пространство на 8 — 10 мест. К нам приходят те, кто хочет работать в более камерной обстановке», — делится опытом управляющая кафе-коворкинга «Третье Место» Светлана Романович.

Если же затрагивать вопрос актуальности, то, по её словам, коворкинги больше всего подходят для специалистов сферы услуг. Так, к примеру, в её коворкинге зачастую работают программисты, создатели интернет-магазинов, маркетологи, PR-специалисты, журналисты, консультанты, преподаватели иностранных языков. «На мой взгляд, интерес к коворкингу у специалистов различных профессий проявляется в связи с экономическими причинами: арендовать офис существенно дороже, чем место в коворкинг-центре. К тому же в городе довольно мало сдаётся офисов небольшого метража. Но и не нужно забывать об экосистеме, работа рядом с такими же энтузиастами своего дела заряжает энергией, оптимизмом и позволяет не сдаваться даже когда не удаётся достигать результатов настолько быстро, насколько было запланировано», — подчёркивает Светлана Романович.

Теперь коснёмся практической стороны вопроса. Насколько удобно использовать коворкинг-пространство его пользователям?

Виктория Шешенина, исполнительный директор компании «HD Event Management»:
«Удобство в работе на территории коворкинг-центра для нас заключается в том, что у нас проектная работа и под каждый проект мы набираем определённое количество сотрудников. Проект заканчивается и у нас опять работают 3 — 4 человека. Коворкинг позволяет увеличить количество рабочих мест настолько, насколько нам это надо. Так как у нас маленькая компания, мы искали в аренду небольшое недорогое офисное помещение, но проблема в том, что маленькие помещения практически не сдаются. Аренда в коворкинге для компании на 3 человека получается дешевле, чем в любом другом бизнес-центре, а расположение у нашего коворкинга просто превосходное. Наш коворкинг работает 24 часа/7дней — нам это очень подходит, так как у нас ненормированный рабочий день. Здесь всё настроено для удобной работы : есть интернет, комната для переговоров, кафе. Если самим обеспечивать офис, то надо заплатить аренду за 3 месяца, сделать ремонт, оплатить интернет, а потом появится крупный заказ и нам некуда будет посадить временных сотрудников. Наверное, для больших компаний коворкинг арендовать будет невыгодно, но насколько я знаю, на нашей площадке «Яндекс» арендует места для проектной работы. Я думаю, что сама идея с коворкинг-пространствами — это отличная. Здесь рабочая и в тоже время творческая атмосфера. Полагаю, что коворкинг идеально подходит для небольших компаний и самостоятельных предпринимателей. Я, кстати, видела, что сюда также приходят и студенты, здесь они готовятся к экзаменам».

Надежда Антонова, руководитель российского представительства агентства недвижимости «Болгарофф»:
«Меня привлёк коворкинг тем, что работаю одна, а содержать свой офис с хорошей переговорной, в которой я нуждаюсь в связи со спецификой моей работы, очень невыгодно. Так же мне не хватало работы в коллективе, общения с новыми, приятными людьми. Считаю, что коворкинг-центр больше всего подходит для индивидуальных предпринимателей или небольших коллективов, состоящих из 2 — 3 человек. Это удобно, недорого и очень красиво! Бизнес-партнёры остаются под впечатлением от такой площадки».

 

И наконец третий вариант — фриланс. Как отмечалось ранее, такой вариант подходит для сотрудников, пребывающих в «свободном полёте». Им не обязательно арендовать для себя какое-то помещение или пользоваться услугами коворкинг-центров, для работы вполне может подойти и домашняя обстановка. Как правило, это удобное, мягкое кресло/диван и ноутбук. При необходимости в эту картину можно добавить рабочий стол. Впрочем, если брать в учёт более экзотические вариации, то море, песчаный пляж, пальмы и подвешенный между ними гамак с фрилансером, который что-то печатает в своём ноутбуке. Организация рабочего пространства «свободного художника» — полностью в его руках.

И тут в большей степени возникают вопросы, связанные с управлением рабочим процессом, взаимодействием с руководством, ведь нанятый сотрудник и его работодатель трудятся на разных площадках. Возможно ли организовать рабочий процесс небольшой компании на удалённой основе/фрилансе? «На мой взгляд, конечно, возможно. Я даже больше скажу, это самая простая задача, которая может быть в этой области как по количеству человек, задействованных в работе, времени на внедрение этого процесса, так и по трудозатратам на выполнение этой задачи «под ключ». Для этого, как и в любой другой задаче, которая ставится перед бизнесом/компанией, необходимо: 1) Осознание владельцем бизнеса или/и руководителем компании, что это возможно, эффективно и перспективно; 2) Чёткий план с конкретными пунктами и датами внедрения этих процессов в компанию; 3) Последовательное внедрение в соответствии с планом, каждой задачи; 4) Тестирование каждого пункта из плана внедрения в реальной жизни компании и корректировка каждого процесса под требования бизнеса на реальных процессах; 5) Доведение каждого процесса до идеального состояния относительно конкретной компании и конкретных задач, поставленных перед сотрудниками компании», — утверждает сооснователь проекта kovogr.ru Василий Воропаев.

По его словам, благодаря формату фриланса можно решить сразу несколько задач. Во-первых, оптимизировать затраты компании, к примеру, на содержание огромного офиса. Во-вторых, на рынке труда существует огромный выбор специалистов. В-третьих, есть возможность подобрать специалиста под конкретный проект, в узкой области специализации, а не «мастера на все руки». В-четвёртых, за счёт работы профессионала, который выполняет свои обязанности быстрее и качественнее, происходит уменьшение себестоимости продукта.

Любопытно, но, по мнению нашего эксперта, в рамках фриланса не стоит ограничиваться только поиском специалистов, связанных с дизайном, программированием, переводом текстов. На его взгляд, на рабочий процесс можно смотреть гораздо шире. «Фриланс подойдёт для всех сотрудников/компаний, процессы которых не требуют физического присутствия в конкретном месте (офис-менеджер) или за рабочим местом (рабочий за станком). Точно могу сказать, что абсолютное большинство IT-специалистов, сотрудников бухгалтерии, юридического департамента, отдела продаж, поддержка (в любых исполнениях) клиентов, этих специалистов отлично могут работать удалённо, причём с эффективностью выше, чем если бы эти же сотрудники работали в офисе», — убеждён Василий Воропаев.

Он считает, что за последние пару-тройку лет работодатели стали несколько иначе воспринимать фриланс. «После того, как руководители понимают все плюсы удалённой работы, большинство компаний под руководством таких людей начинают работу в этом направлении. За последние 2 — 3 года огромное количество компаний и физических лиц узнала о существовании удалённой работы и фриланса. Ситуация изменилась настолько, что мне больше не приходится рассказывать про то, что это такое, а уже сразу надо приступать к внедрению тех или иных процессов. Так, ещё только 5 лет назад я занимался одним — давал определение, что такое «фриланс», показывал существующие примеры на Западе. Сейчас есть примеры уже и на территории РФ и все сами прекрасно понимают суть фриланса. Дело осталось за малым: начать массовое внедрение этих процессов в бизнес», — отмечает изменения Василий Воропаев.

Для полноты представления несколько штрихов к этой фриланс-зарисовке добавит наш эксперт-практик.

Руслан Яфаров, управляющий «Агентства зарубежной недвижимости JRM»:
«Основа любой работы — это коммуникативные возможности, т.е. способы обработки, передачи и обмена информацией. Поскольку современность насыщена всевозможными вариантами оперативной работы с информацией, то в настоящее время рабочий процесс на основе фриланса организовать легко, хотя для нашего бизнеса это всё ещё и непривычно!
Что для этого нужно? Прежде всего, люди, заинтересованные в работе, и получение результата от работы. Во-вторых, наличие у сотрудника технических возможностей (на сегодняшний день компьютеры есть почти в каждом доме, мобильной связью пользуются даже школьники, интернет доступен каждому и даже бесплатно! (зоны свободного Wi-Fi)).
Как эффективно организовать процесс? Эффективность в процедуре делегирования различных аспектов рабочего процесса между разными сотрудниками, работающими в режиме фриланса, т.е., к примеру, кто-то занимается процессом анализа и сбора информации, другой человек информацию перерабатывает, кто-то занимается приёмом входящих звонков, кто-то делает исходящие звонки, кто-то занимается процессом продаж и т.д. Руководителю в этом случае важно наладить систему отчётности сотрудников, а также наладить систему контроля за нормальным функционированием системы.
Что значит эффективный контроль?
Это система из 3-х основ:
1) Сотрудник понимает, чем конкретно он занимается, что несмотря на то, что он находится дома и работает свободно, он — работает!
2) Звенья, из которых состоит фриланс-организация, находятся в постоянном контакте (в режиме онлайн).
3) Есть система отчётности и система анализа показателей работы каждого сотрудника, аналитика происходит в режиме онлайн.
В моём личном опыте ведения бизнеса есть как фриланс, так и аутсорсинг бизнес-процессов! То есть, к примеру, мы на аутсорсинге у организации, которая занимается размещением рекламы в интернет-ресурсах, у нас есть бухгалтер, который работает по совместительству, есть администратор сайта из другого города, операторы-надомники, которые занимаются поиском информации, есть менеджеры по продажам. Хочу кстати заметить, что наши менеджеры не касаются поиска клиентов, их задача — сопровождение клиентов!
Подобная система может подойти почти для любых компаний, просто в некоторых вариантах это может быть в какой-то пропорции больше или меньше. Но, конечно, больше всего это может подойти для рекламных компаний, архитектурных, дизайн-студий и т.д. Соответственно, и специалисты такого профиля: дизайнеры, архитекторы, бухгалтера, юристы, менеджеры прямых и дистанционных продаж и т.п.
Не стоит обходить стороной преимущества и недостатки фриланса.
Для себя я выделил следующие плюсы:

* экономия на аренде офиса;
* экономия на заработной плате, так как в основном идёт премиальная (процентная), почасовая оплата, оклад минимален;
* экономия, как ни странно звучит, времени, т.к. сегодняшние коммуникативные возможности позволяют с помощью различных способов связи быть онлайн-доступным до 24 часов в сутки, работники не теряют времени в пробках, не ограничены территориально.
Но есть и достаточно серьёзные минусы:
* Главный минус — сложность контроля сотрудника. Да, фриланс даёт максимум свободы для сотрудника, но в нашей стране, к сожалению, свобода часто бывает синонимом лени и расхолаженности. Перестроить офисного работника, привыкшего к контролю «глаза в глаза», в продуктивные фрилансеры часто бывает нереально! Первое время он будет пытаться работать также, как на офисной работе, потом он начинает понимать, что можно и поспать побольше... и всё, вот с этого начинается регресс в работе! Никто не говорит о том, чтобы человек вёл себя дома, как на работе в офисе. Нет. В домашних условиях это нереально. Однако в итоге все помнят пример русского студента, который неделю бездельничает, а потом за день творит чудо?! Многие наверняка вспомнят себя (и я в их числе). :) К сожалению, чудеса при такой системе работы редки, нельзя позволять сотруднику быть полностью свободным: он просто перестанет в какой-то момент работать, начнёт лениться и ухудшать свои показатели... Поэтому нужно контролировать, ставить контрольные точки, важно в онлайн режиме видеть результаты работы.
* Очень мало людей обладают качеством самоорганизованности, умеют составлять план своего дня, понимать чётко то, что от них требуется. В этом отношении виноват во многом сам руководитель, который не умеет объяснять, обучать в какие-то моменты, должным образом мотивировать работу.
* Сильная зависимость от коммуникативного оборудования. Если что-то случилось с интернетом, компьютером, телефоном, то работа может быть парализована!».

 

Работа на результат

Теперь, когда все варианты рабочего пространства изучены, осталось разъяснить ещё один немаловажный момент. Ведь важно не только подобрать самый подходящий вариант площадки для организации работы компании, но и уметь в рамках данного формата грамотно выстроить рабочий процесс. При этом он должен проходить не абы как, а плодотворно и эффективно. Как использовать существующие ресурсы на все 100%? На этот счёт наши эксперты дали несколько ценных рекомендаций.

Советы экспертов

Как организовать рабочий процесс так, чтобы он был эффективным в рамках рассматриваемых вариантов площадок?

Владимир Якуба, генеральный директор компании «Tom Hunt»:
«Организовывая процесс, необходимо исходить из специфики работы компании. Если несколько друзей решили открыть компанию по разработке web-сайтов, то думаю, для начала идеальный вариант — коворкинг. Ребята смогут встречаться в удобное время в удобном месте. А при необходимости и фрилансеров привлекать. В этом случае едва ли можно говорить о строгом графике. Всё, что необходимо обговорить — это сроки, стоимость и качество результата.
Безусловно, структура организации очень отличается при работе в офисе, фрилансе и коворкинге. Работа в офисе характеризуется наличием чёткой иерархической структуры: владелец, директор, заместитель, рядовой сотрудник.
В случае с фрилансом есть заказчик, и есть исполнитель. Второй не является подчинённым! То же самое касается и коворкинга: безусловно, есть координатор, однако команда исполнителей — равна по статусу, никто не перекладывает работу на нижестоящего, что очень успешно практикуется в офисе. Как бы то ни было, работу нужно планировать заранее и чётко распределять обязанности!».

Анна Киселева, специалист по поиску и подбору персонала кадрового холдинга «Империя Кадров»:
«Во всех трёх случаях компания должна позаботиться о том, чтобы сотруднику было комфортно работать в любых условиях (это может быть быстрый интернет, если сотрудник работает на удалённом доступе, канцтовары в офисе и т.п.). Мы можем сказать, что, так или иначе, сложно организовать работу исключительно одним из этих трёх методов, всё же на сегодняшний день работа в компаниях комбинируется: некоторые сотрудники работают в офисе, некоторые на фрилансе, некоторые в коворкингах. Возможно, в будущем большее количество компаний перейдёт исключительно на работу на удалённом доступе».

Василий Воропаев, сооснователь проекта kovogr.ru:
«Что касается фриланса, то организовать рабочий процесс в его рамках можно так же, как и любой процесс, который есть внутри каждой компании. Для этого необходимо:
* Описание чётких требований к процессу;
* Подбор исполнителей, которые готовы внедрить этот процесс и готовы контролировать его исполнение;
* Ежедневная работа с исполнителями для повышения лояльности к компании, задачам, процессам;
* Ежедневный контроль планов, отчётов, процессов».

Подводя итог, стоит отметить, что удобное рабочее пространство вкупе с отлаженным механизмом рабочего процесса на нём помогут настроиться на рабочий лад. А использование по максимуму ресурсных преимуществ той или иной рабочей площадки и сглаживание её «острых углов» позволит эффективней выстраивать процесс. И если данный материал помог кому-то сделать правильный выбор, то будем этому только рады! ;)

Светлана Башурина

Share this post for your friends:
Friend me:
Комментарии

Имя (обязательно)

Email (обязательно)

Сайт

XHTML: Вы можете использовать эти тэги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Оставьте свои мысли

WP-SpamFree by Pole Position Marketing

Switch to our mobile site